Hospitalité, Dispositif d’encadrement des avantages, Transparence des liens d’intérêt

Finalités
Vos données personnelles font l’objet d’un traitement par Kyowa Kirin Pharma SAS aux fins de gestion des manifestations à caractère professionnel ou scientifique organisées en présentiel ou distance : a) prise en charge, b) respect du dispositif d’encadrement des avantages et transparence des liens.

Conformément à l’article L.1453-7 du code de la santé publique, l’offre d’avantages en nature ou en espèces est interdite pour les étudiants en formation initiale et les associations d’étudiants. Le traitement de données relatives aux étudiants permet de documenter le respect de ces dispositions par Kyowa Kirin Pharma SAS.

Base légale
Prise en charge (a)
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une convention d’hospitalité entre Kyowa Kirin Pharma SAS et vous.

Dans le cadre de votre prise en charge, vous pouvez nous faire part d’exigences alimentaires spécifiques (allergies alimentaires, etc.). Le traitement de données qui en résulte, y compris le traitement de catégories particulières de données pouvant révéler votre état de santé ou votre appartenance religieuse, est fondé sur votre consentement libre et préalable.

Respect du dispositif d’encadrement des avantages et transparence des liens (b)
Le traitement relève d’une obligation légale de Kyowa Kirin Pharma SAS (articles L.1453-1 à 4)

Catégories et source des données
Vos données sont collectées directement auprès de vous.

Toutefois, quelques catégories de données (identité, coordonnées, numéro RPPS) peuvent être collectées auprès d’IQVIA (prestataire spécialisé à cet effet et fournissant la base « OneKey ») ou à partir de sources accessibles au public telles que le répertoire partagé des professionnels de santé (RPPS), le répertoire ADELI, l’annuaire santé et les sites internet publics des établissements de santé.

Caractère réglementaire ou contractuel de la fourniture des données et conséquences à votre égard de la non-fourniture de vos données
Sauf mention expresse, toutes les informations qui sont demandées par Kyowa Kirin Pharma SAS sont obligatoires et la non-fourniture de vos données pour les finalités (a) et (b) ci-dessus peut compromettre votre participation à la manifestation et/ou votre prise en charge par Kyowa Kirin Pharma SAS. Le traitement de vos données aux fins de respect du dispositif d’encadrement des avantages et de la transparence des liens a un caractère réglementaire.

Durée de conservation
Vos données seront conservées pendant une durée maximale de 10 ans à compter de leur dernière modification. Les données relatives à vos exigences alimentaires seront conservées pendant une durée maximale de 1 mois suivant la fin de la manifestation.

Destinataires et transferts hors UE
Vos données sont accessibles aux départements concernés de Kyowa Kirin Pharma SAS, à Veeva Systems Inc. (fournisseur du l’outil de gestion de la relation clients), à IQVIA (fournisseur de l’outil de gestion des contrats, hospitalité et transparence), aux prestataires agissant pour le compte de Kyowa Kirin Pharma SAS dans le cadre de l’activité d’information promotionnelle), aux prestataires intervenant dans l’organisation et la gestion des manifestations), aux prestataires intervenant dans la gestion de l’hospitalité, des remboursements de frais, des formalités administratives dans le cadre du dispositif d’encadrement des avantages et de la transparence des liens.

Vos données, en particulier les données telles que définies à l’article R. 1453-14 du code de la santé publique, sont transmises à l’Agence Régionale de Santé ou l’instance ordinale compétente ou à la Direction Centrale du Service de Santé des Armées, si vous êtes un étudiant ou professionnel de santé militaire.

Vos données peuvent également être accessibles aux prestataires agissant pour le compte de Kyowa Kirin Pharma SAS à des fins de gestion des fournisseurs et de comptabilité générale (ainsi qu’aux organismes en charge du contrôle financier au sein de Kyowa Kirin Pharma SAS (commissaire aux comptes, experts comptables, service chargé des procédures internes de contrôle).

Le cas échéant, certaines données pourront être transmises aux agences d’évènementiel agissant pour le compte de Kyowa Kirin Pharma SAS, aux agences de voyage, aux organisateurs de la manifestation (congrès, sociétés savantes, etc.) ainsi qu’aux sociétés de transport (compagnies aériennes, de transport ferroviaire, de taxis, etc.), d’hébergement (hôtels) et de restauration qui sont impliquées dans la manifestation. Lorsqu’une manifestation est organisée dans un pays tiers, votre prise en charge implique la transmission de vos données à des prestataires basés hors de l’Union européenne. Une information spécifique vous sera transmise à ce sujet.

La liste des participants aux manifestations Kyowa Kirin Pharma SAS sont transmises aux intervenants préalablement à la manifestation ; les intervenants ont uniquement accès à l’identité et au lieu d’établissement, à l’exclusion des coordonnées des participants.

Les données relatives aux avantages directs ou indirects qui sont consentis par Kyowa Kirin Pharma SAS, en particulier les données telles que définies aux articles D.1453-1, R.1453-2 et R.1453-3 du code de la santé publique, feront l’objet d’une publication sur le site www.transparence.sante.gouv.fr. La publication dans le cadre de la transparence des liens concerne également les avantages de valeur négligeable (déjeuners impromptus).

Vos données au format papier peuvent être hébergées auprès d’un prestataire spécialisé basé en France.
Vos données au format électronique sont hébergées sur les serveurs informatiques de Kyowa Kirin Pharma SAS situés en Europe.

Le transfert de vos données vers des pays tiers est encadré afin que vos données continuent à bénéficier d’un niveau de protection approprié :

La Suisse et le Japon offrent un niveau de protection adéquat des données personnelles par décision de la Commission européenne en date du 26/07/2000 et du 23/01/2019 - En savoir plus
Les destinataires basés aux Etats-Unis peuvent adhérer au Privacy Shield - En savoir plus
Le transfert des données vers les autres pays est encadré par la signature de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (en savoir plus) ou par des règles d’entreprise contraignantes (en savoir plus)

Pour des informations complémentaires relatives aux modalités d’encadrement des transferts, notamment les secteurs, territoires et pays reconnus comme adéquats par la Commission européenne et les modèles de clauses contractuelles types, veuillez consulter le site de la Commission européenne ou le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Vos droits
Prise en charge (a)
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données, d’un droit à la limitation du traitement, ainsi que d’un droit à la portabilité des données.

Lorsque vous nous faites part de données relatives aux exigences alimentaires, vous pouvez retirer votre consentement au traitement de ces catégories particulières de données à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Respect du dispositif d’encadrement des avantages et transparence des liens (b)
Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos données, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement.

Vous pouvez librement accepter ou refuser de participer à nos manifestations à caractère promotionnel ou scientifique ou à être pris en charge par Kyowa Kirin Pharma SAS dans le cadre d’une manifestation (par exemple un congrès).
Toutefois, lorsque vous acceptez d’être pris en charge par Kyowa Kirin Pharma SAS ou lorsque vous êtes étudiant, les traitements qui relèvent d’une obligation légale de Kyowa Kirin Pharma SAS (dispositif d’encadrement des avantages et transparence des liens) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande d’effacement, d’opposition ou de portabilité.

Comment exercer vos droits
Vous pouvez exercer vos droits auprès du délégué à la protection des données, aux coordonnées suivantes : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ou 20-26 boulevard du Parc 92200 Neuilly-sur-Seine.

Dans le cadre de la transparence des liens, vous pouvez demander la rectification de vos données relatives à cette publication directement à partir du site internet www.transparence.sante.gouv.fr, conformément aux instructions décrites sur ce site.

Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL).

Contact
Pour toute question ou information complémentaire, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Kyowa Kirin Pharma SAS (responsable de traitement)
Adresse : 20-26 boulevard du Parc 92200 Neuilly-sur-Seine
Tél : 01 55 39 14 30

Délégué à la protection des données
Adresse : 20-26 boulevard du Parc 92200 Neuilly-sur-Seine
Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.